1. Identifikácia prevádzkovateľa

Prevádzkovateľom osobných údajov v súvislosti s realizáciou projektu SI PILOT – Pilotné projekty sociálnych inovácií je:

PRO ART AGENCY, o. z.

J. Mazúra 30/106

036 01 Martin

IČO: 37976281

DIČ: 2022070666

Predseda: Bc. Martina Kraľovanská

Manažér: Ing. Ľubomír Kraľovanský

Telefón: 0905 313 278

E-mail: paa2005@gmail.com

Webová stránka: www.proartagency.sk

(ďalej len „prevádzkovateľ“).

Prevádzkovateľ kladie dôraz na ochranu osobných údajov dotknutých osôb a zabezpečuje ich spracúvanie v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a ďalšími príslušnými právnymi predpismi.

Osobné údaje sú spracúvané najmä v súvislosti s prípravou, realizáciou, monitorovaním a vyhodnocovaním projektu, preukazovaním jeho výsledkov a plnením povinností vyplývajúcich z podmienok poskytnutia finančného príspevku.

Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie ochrany osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zneužitím, poškodením alebo neoprávneným zverejnením.

2. Kategórie dotknutých osôb a rozsah spracúvaných osobných údajov

V súvislosti s prípravou, realizáciou, monitorovaním a vyhodnocovaním projektu môže prevádzkovateľ spracúvať osobné údaje najmä nasledujúcich kategórií dotknutých osôb:

• účastníci projektu a záujemcovia o zapojenie do projektu,

• členovia projektového a odborného tímu,

• mentori, lektori, odborní pracovníci a ďalšie osoby zapojené do realizácie aktivít,

• kontaktné osoby partnerov a spolupracujúcich organizácií,

• ďalšie osoby, ktorých osobné údaje je potrebné spracúvať v súvislosti s realizáciou, monitorovaním, kontrolou a vyhodnocovaním projektu.

2.1 Osobné údaje účastníkov projektu

V závislosti od konkrétnej aktivity a požiadaviek projektu môže prevádzkovateľ spracúvať najmä:

Identifikačné údaje

• meno a priezvisko,

• dátum narodenia alebo vek, ak je jeho zisťovanie potrebné,

• ďalšie identifikačné údaje vyžadované podmienkami projektu alebo poskytovateľom finančného príspevku.

Kontaktné údaje

• adresa alebo miesto pobytu, ak je tento údaj potrebný,

• telefónne číslo,

• e-mailová adresa.

Údaje súvisiace so vzdelaním a pracovným uplatnením

• dosiahnuté vzdelanie,

• odborná kvalifikácia,

• pracovné skúsenosti,

• pracovné postavenie,

• status uchádzača alebo záujemcu o zamestnanie, ak je relevantný,

• údaje o profesijných skúsenostiach, zručnostiach a kompetenciách,

• údaje potrebné na kariérne poradenstvo a tvorbu individuálneho rozvojového alebo kariérneho plánu.

Údaje súvisiace s účasťou na projekte

• údaje o registrácii a účasti na jednotlivých aktivitách,

• absolvované vzdelávacie, poradenské, mentoringové alebo iné projektové aktivity,

• výsledky vstupného a výstupného hodnotenia,

• výsledky dotazníkov, sebahodnotenia a ďalších nástrojov používaných na hodnotenie rozvoja účastníka,

• údaje o plnení individuálneho plánu,

• údaje o dosiahnutých výsledkoch a výstupoch účastníka,

• spätná väzba účastníka.

Údaje potrebné na monitorovanie a vyhodnocovanie projektu

• údaje potrebné na sledovanie merateľných ukazovateľov,

• údaje potrebné na preukázanie oprávnenosti cieľovej skupiny,

• údaje potrebné na hodnotenie účinnosti pilotne testovaného modelu,

• údaje potrebné na monitorovanie udržateľnosti a dlhodobejšieho dopadu projektu, ak to bude súčasťou schválenej metodiky projektu.

2.2 Osobitné kategórie osobných údajov

Vzhľadom na charakter projektu môže v odôvodnených prípadoch vzniknúť potreba spracúvať aj osobné údaje osobitnej kategórie podľa článku 9 GDPR, napríklad údaje týkajúce sa zdravotného stavu alebo zdravotného znevýhodnenia.

Takéto údaje budú spracúvané iba v nevyhnutnom rozsahu, ak na ich spracúvanie bude existovať príslušný právny základ a ich spracúvanie bude potrebné na účely realizácie projektu, preukázania oprávnenosti cieľovej skupiny alebo zabezpečenia primeraného prispôsobenia projektových aktivít potrebám účastníka.

Prevádzkovateľ nebude požadovať údaje osobitnej kategórie, ktoré nie sú nevyhnutné na dosiahnutie konkrétneho a vopred určeného účelu.

2.3 Fotografie, obrazové a audiovizuálne záznamy

V súvislosti s dokumentovaním a propagáciou projektu môžu byť vyhotovované fotografie, videozáznamy alebo iné audiovizuálne záznamy zachytávajúce účastníkov projektu.

Ich vyhotovovanie a použitie na účely publicity, propagácie projektu, webového sídla, sociálnych sietí, informačných a prezentačných materiálov alebo médií bude posudzované samostatne a bude založené na príslušnom právnom základe.

Ak bude právnym základom súhlas dotknutej osoby, jeho neposkytnutie alebo odvolanie nesmie mať negatívny vplyv na možnosť osoby zúčastniť sa na projektových aktivitách.

2.4 Údaje členov projektového tímu a spolupracujúcich osôb

Prevádzkovateľ môže v nevyhnutnom rozsahu spracúvať najmä:

• identifikačné a kontaktné údaje,

• údaje o vzdelaní, kvalifikácii a odbornej praxi,

• údaje súvisiace s pracovnoprávnym alebo iným zmluvným vzťahom,

• údaje potrebné na vykazovanie práce a oprávnených výdavkov,

• údaje potrebné na komunikáciu, administráciu, kontrolu a preukazovanie realizácie projektu.

3. Účely spracúvania osobných údajov

PRO ART AGENCY, o. z., spracúva osobné údaje iba na konkrétne, výslovne určené a legitímne účely a v rozsahu nevyhnutnom na ich dosiahnutie.

Osobné údaje môžu byť v súvislosti s projektom spracúvané najmä na tieto účely:

3.1 Registrácia a zaradenie účastníka do projektu

Osobné údaje môžu byť spracúvané na účely:

• evidencie záujemcov a účastníkov projektu,

• komunikácie so záujemcami a účastníkmi,

• posúdenia splnenia podmienok účasti,

• overenia príslušnosti k oprávnenej cieľovej skupine,

• organizácie účasti na jednotlivých projektových aktivitách.

3.2 Realizácia projektových aktivít

Osobné údaje môžu byť spracúvané na účely zabezpečenia účasti dotknutej osoby na vzdelávacích, poradenských, mentoringových, rozvojových, komunitných a ďalších aktivitách projektu.

Spracúvanie môže zahŕňať najmä evidenciu účasti, komunikáciu s účastníkom, prideľovanie aktivít, zaznamenávanie absolvovaných činností a evidenciu výstupov potrebných na realizáciu projektu.

3.3 Vstupné posúdenie potrieb a individuálny plán

Ak bude súčasťou pilotného modelu vstupné posúdenie potrieb účastníka, osobné údaje môžu byť spracúvané na účely:

• identifikácie jeho potrieb,

• posúdenia pracovných, kariérnych, finančných, digitálnych a životných kompetencií,

• identifikácie oblastí potrebného rozvoja,

• vytvorenia individuálneho rozvojového alebo kariérneho plánu,

• prispôsobenia podpory konkrétnemu účastníkovi,

• priebežného sledovania jeho pokroku.

Rozsah zisťovaných údajov bude obmedzený na údaje nevyhnutné na realizáciu príslušnej aktivity.

3.4 Kariérne, pracovné a životné poradenstvo

Osobné údaje môžu byť spracúvané na účely poskytovania podpory pri príprave účastníkov na samostatný život a uplatnenie na trhu práce, najmä pri:

• rozvoji pracovných a kariérnych kompetencií,

• tvorbe životopisu a príprave na pracovný pohovor,

• identifikácii silných stránok a profesijného smerovania,

• rozvoji finančnej a digitálnej gramotnosti,

• rozvoji praktických životných a komunikačných zručností,

• mentoringu a individuálnom sprevádzaní účastníka.

3.5 Monitorovanie, hodnotenie a meranie výsledkov projektu

Osobné údaje môžu byť spracúvané na účely:

• sledovania priebehu a výsledkov projektových aktivít,

• vstupného, priebežného a výstupného hodnotenia,

• porovnávania pokroku účastníkov,

• vyhodnocovania účinnosti pilotne testovaného modelu,

• získavania spätnej väzby,

• tvorby štatistických, analytických a hodnotiacich výstupov,

• vypracovania a overovania metodiky projektu,

• preukazovania dosiahnutých výsledkov a merateľných ukazovateľov.

Ak to povaha hodnotenia umožňuje, údaje používané na analytické, výskumné a hodnotiace účely budú anonymizované alebo pseudonymizované.

3.6 Administrácia, vykazovanie a kontrola projektu

Osobné údaje môžu byť spracúvané na účely plnenia administratívnych, evidenčných, monitorovacích, kontrolných a archivačných povinností vyplývajúcich z realizácie projektu a podmienok jeho financovania.

Údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu poskytované oprávneným orgánom a subjektom vykonávajúcim riadenie, monitorovanie, kontrolu, audit alebo hodnotenie projektu.

3.7 Komunikácia s partnermi a spolupracujúcimi subjektmi

Kontaktné a ďalšie potrebné osobné údaje môžu byť spracúvané na účely:

• komunikácie medzi členmi projektového tímu,

• koordinácie konzorcia,

• spolupráce s odborníkmi, mentormi a lektormi,

• spolupráce s verejnými inštitúciami, samosprávami, poradenskými zariadeniami, zamestnávateľmi a ďalšími subjektmi zapojenými do realizácie projektu.

3.8 Informovanie a publicita projektu

Fotografie, videozáznamy, príbehy účastníkov, citácie, rozhovory alebo iné materiály umožňujúce identifikáciu konkrétnej osoby môžu byť použité na účely informovania o projekte a jeho publicity iba na príslušnom právnom základe.

Môže ísť najmä o použitie na:

• webovom sídle projektu alebo prevádzkovateľa,

• sociálnych sieťach,

• v informačných a prezentačných materiáloch,

• na konferenciách, workshopoch a verejných podujatiach,

• v tlačových a elektronických médiách,

• v materiáloch prezentujúcich výsledky a spoločenský prínos projektu.

Ak je spracúvanie založené na súhlase dotknutej osoby, účasť v projekte nebude podmienená udelením súhlasu na propagačné využitie fotografie, videozáznamu alebo osobného príbehu.

4. Právne základy spracúvania osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len vtedy, ak na ich spracúvanie existuje príslušný právny základ podľa Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR).

V závislosti od konkrétneho účelu môže byť spracúvanie osobných údajov založené najmä na nasledujúcich právnych základoch:

4.1 Plnenie zákonnej povinnosti – čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR

Osobné údaje môžu byť spracúvané, ak je ich spracúvanie nevyhnutné na splnenie právnej povinnosti prevádzkovateľa.

Ide najmä o povinnosti súvisiace s:

• administráciou a evidenciou projektu,

• účtovníctvom a finančnou dokumentáciou,

• kontrolou a auditom,

• uchovávaním a archiváciou dokumentácie,

• pracovnoprávnou a personálnou agendou,

• ďalšími povinnosťami vyplývajúcimi z príslušných právnych predpisov.

4.2 Plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy – čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR

Tento právny základ môže byť použitý najmä v prípadoch, keď je spracúvanie osobných údajov potrebné na plnenie zmluvného vzťahu s dotknutou osobou alebo na vykonanie opatrení na jej žiadosť pred uzatvorením zmluvy.

Môže ísť napríklad o zmluvné vzťahy s členmi projektového tímu, odborníkmi, mentormi, lektormi alebo ďalšími spolupracujúcimi osobami.

4.3 Oprávnený záujem – čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

V odôvodnených prípadoch môže prevádzkovateľ spracúvať osobné údaje na základe svojho oprávneného záujmu alebo oprávneného záujmu tretej strany, pokiaľ nad týmto záujmom neprevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby.

Takýmto oprávneným záujmom môže byť najmä:

• zabezpečenie primeranej organizačnej a informačnej bezpečnosti,

• ochrana práv a právnych nárokov prevádzkovateľa,

• zabezpečenie efektívnej komunikácie a koordinácie projektu,

• ochrana majetku a predchádzanie zneužitiu projektových zdrojov.

Pred použitím tohto právneho základu prevádzkovateľ posúdi nevyhnutnosť spracúvania a primeranosť zásahu do práv a slobôd dotknutej osoby.

4.4 Súhlas dotknutej osoby – čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR

Ak spracúvanie nie je možné alebo vhodné založiť na inom právnom základe a jeho povaha si vyžaduje súhlas dotknutej osoby, osobné údaje budú spracúvané na základe slobodne udeleného, konkrétneho, informovaného a jednoznačného súhlasu.

Súhlas môže byť využitý najmä pri:

• zverejňovaní fotografií a videozáznamov na propagačné účely,

• zverejňovaní osobných príbehov, skúseností alebo výpovedí účastníkov,

• použití identifikovateľných výstupov účastníkov na účely publicity nad rámec povinného vykazovania projektu,

• ďalšom dobrovoľnom použití osobných údajov, ktoré nie je nevyhnutnou podmienkou účasti na projekte.

Dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.

Neposkytnutie alebo odvolanie dobrovoľného súhlasu na účely publicity nesmie samo osebe viesť k vylúčeniu osoby z projektových aktivít.

4.5 Spracúvanie údajov potrebných na realizáciu, monitorovanie a vyhodnotenie projektu

Právny základ spracúvania údajov potrebných na registráciu účastníkov, preukázanie príslušnosti k cieľovej skupine, realizáciu projektových aktivít, monitorovanie, vykazovanie merateľných ukazovateľov a hodnotenie výsledkov projektu bude určený podľa konkrétnej povahy spracúvania, príslušných právnych predpisov a záväzných podmienok projektu.

Prevádzkovateľ nebude na povinné spracúvanie osobných údajov používať súhlas dotknutej osoby, ak na dané spracúvanie existuje iný primeraný právny základ.

4.6 Osobitné kategórie osobných údajov – čl. 9 GDPR

Ak bude v rámci projektu nevyhnutné spracúvať osobitné kategórie osobných údajov, najmä údaje týkajúce sa zdravia alebo zdravotného znevýhodnenia, prevádzkovateľ ich bude spracúvať iba vtedy, ak bude okrem právneho základu podľa článku 6 GDPR splnená aj príslušná podmienka podľa článku 9 ods. 2 GDPR.

Konkrétny právny titul bude určený podľa účelu spracúvania a príslušných právnych predpisov.

Prevádzkovateľ bude pri spracúvaní takýchto údajov uplatňovať zvýšenú úroveň ochrany a zásadu minimalizácie údajov.

Ak nebude spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov nevyhnutné na realizáciu projektu alebo splnenie príslušnej povinnosti, prevádzkovateľ ich nebude požadovať ani evidovať.

4.7 Zásada minimalizácie a transparentnosti

Prevádzkovateľ bude pri každom spracúvaní posudzovať, či je požadovaný osobný údaj skutočne potrebný na dosiahnutie stanoveného účelu.

Od dotknutých osôb nebude požadovať údaje, ktoré nie sú potrebné na realizáciu príslušnej projektovej aktivity, splnenie zákonnej alebo zmluvnej povinnosti alebo dosiahnutie iného vopred určeného legitímneho účelu.

Dotknuté osoby budú pred spracúvaním svojich osobných údajov primeraným a zrozumiteľným spôsobom informované o účele spracúvania, právnom základe, príjemcoch údajov, dobe uchovávania a svojich právach.

5. Príjemcovia osobných údajov a poskytovanie údajov tretím stranám

Prevádzkovateľ poskytuje alebo sprístupňuje osobné údaje len v nevyhnutnom rozsahu, oprávneným osobám a subjektom a iba vtedy, ak na takéto poskytnutie alebo sprístupnenie existuje príslušný právny základ.

Osobné údaje účastníkov projektu a ďalších dotknutých osôb môžu byť v závislosti od účelu spracúvania sprístupnené najmä nasledujúcim kategóriám príjemcov:

5.1 Členovia projektového a odborného tímu

K osobným údajom môžu mať v rozsahu potrebnom na plnenie svojich úloh prístup najmä:

• projektový manažér a členovia projektového tímu,

• odborní pracovníci,

• mentori,

• lektori,

• kariérni a ďalší poradcovia,

• administratívni pracovníci,

• osoby zabezpečujúce monitorovanie a hodnotenie výsledkov projektu.

Každá osoba bude mať prístup iba k tým osobným údajom, ktoré potrebuje na výkon svojej konkrétnej úlohy.

Osoby oprávnené pracovať s osobnými údajmi budú poučené o povinnosti zachovávať dôvernosť a chrániť osobné údaje pred neoprávneným prístupom, použitím alebo zverejnením.

5.2 Členovia konzorcia a projektoví partneri

Ak je na realizáciu konkrétnej projektovej aktivity potrebná výmena osobných údajov medzi prevádzkovateľom a ďalšími členmi konzorcia alebo projektovými partnermi, údaje budú poskytované iba v nevyhnutnom rozsahu a na vopred určený účel.

Postavenie jednotlivých subjektov z pohľadu ochrany osobných údajov bude určené podľa ich skutočnej úlohy pri spracúvaní osobných údajov.

V závislosti od rozdelenia kompetencií môže ísť najmä o:

• samostatných prevádzkovateľov,

• spoločných prevádzkovateľov podľa článku 26 GDPR,

• sprostredkovateľov podľa článku 28 GDPR.

Ak bude spracúvanie vykonávané v postavení spoločných prevádzkovateľov alebo sprostredkovateľa, vzájomné práva a povinnosti budú upravené príslušnou dohodou alebo zmluvou v súlade s GDPR.

5.3 Poskytovateľ finančného príspevku a oprávnené orgány

Osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu poskytované alebo sprístupňované subjektom oprávneným vykonávať riadenie, monitorovanie, kontrolu, audit alebo hodnotenie projektu, najmä:

• poskytovateľovi finančného príspevku,

• príslušným riadiacim, sprostredkovateľským a kontrolným orgánom,

• orgánom auditu,

• ďalším orgánom verejnej moci, ak im takéto oprávnenie vyplýva z právnych predpisov alebo záväzných podmienok projektu.

5.4 Externí dodávatelia a poskytovatelia služieb

V nevyhnutných prípadoch môžu byť osobné údaje sprístupnené externým poskytovateľom služieb, ktorí zabezpečujú napríklad:

• informačné a komunikačné technológie,

• prevádzku informačných systémov alebo online platforiem,

• technickú podporu,

• účtovné alebo administratívne služby,

• archiváciu a bezpečné uchovávanie dokumentácie,

• ďalšie služby nevyhnutné na realizáciu projektu.

Ak takýto subjekt spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa, bude vystupovať ako sprostredkovateľ a spracúvanie bude upravené zmluvou podľa článku 28 GDPR.

Prevádzkovateľ využije iba sprostredkovateľov poskytujúcich dostatočné záruky prijatia primeraných technických a organizačných opatrení na ochranu osobných údajov.

5.5 Spolupracujúce organizácie a odborné inštitúcie

Do projektu môžu byť zapojené aj ďalšie spolupracujúce subjekty, napríklad orgány verejnej správy, samosprávy, poradenské a vzdelávacie organizácie, komunitné organizácie, zamestnávatelia alebo ďalšie odborné inštitúcie.

Samotná spolupráca s takýmto subjektom neznamená automatické oprávnenie na prístup k osobným údajom účastníkov projektu.

Osobné údaje budú spolupracujúcej organizácii poskytnuté iba vtedy, ak je to potrebné na konkrétny a vopred určený účel a existuje na to príslušný právny základ.

Ak na dosiahnutie účelu postačujú anonymizované údaje, prevádzkovateľ uprednostní ich použitie pred poskytovaním údajov umožňujúcich identifikáciu konkrétnej osoby.

5.6 Zverejňovanie osobných údajov

Osobné údaje účastníkov projektu nebudú verejne zverejňované, pokiaľ na takéto zverejnenie neexistuje príslušný právny základ.

Fotografie, videozáznamy, osobné príbehy, citácie, rozhovory alebo iné materiály umožňujúce identifikáciu konkrétneho účastníka môžu byť zverejnené na propagačné a informačné účely najmä na webových sídlach, sociálnych sieťach, v médiách alebo informačných a prezentačných materiáloch len pri splnení príslušných podmienok ochrany osobných údajov.

Ak je zverejnenie založené na súhlase dotknutej osoby, rozsah a účel zverejnenia musia zodpovedať udelenému súhlasu.

5.7 Zásada obmedzeného prístupu

Prevádzkovateľ zabezpečí, aby prístup k osobným údajom mali iba osoby a subjekty, ktoré ho potrebujú na plnenie konkrétnych úloh.

Osobné údaje nebudú poskytované tretím stranám na ich vlastné marketingové alebo obchodné účely bez príslušného právneho základu.

6. Doba uchovávania osobných údajov a archivácia

PRO ART Agency, o. z., uchováva osobné údaje len počas obdobia, ktoré je nevyhnutné na dosiahnutie účelu, na ktorý boli získané, a následne počas obdobia vyžadovaného príslušnými právnymi predpismi, podmienkami realizácie projektu a pravidlami jeho financovania.

6.1 Údaje účastníkov projektu

Osobné údaje účastníkov projektu budú uchovávané počas obdobia potrebného na:

• registráciu a realizáciu účasti v projekte,

• poskytovanie vzdelávacích, poradenských, mentoringových a ďalších projektových aktivít,

• sledovanie a vyhodnocovanie individuálneho pokroku,

• monitorovanie a vyhodnotenie výsledkov projektu,

• preukázanie oprávnenosti účasti a dosiahnutých výstupov,

• plnenie povinností voči poskytovateľovi finančného príspevku,

• výkon kontroly alebo auditu,

• archiváciu projektovej dokumentácie.

Po uplynutí príslušnej doby uchovávania budú osobné údaje bezpečne vymazané, zlikvidované alebo anonymizované, ak ich ďalšie uchovávanie nebude vyžadované právnym predpisom alebo inou záväznou povinnosťou.

6.2 Údaje používané na hodnotenie a meranie dopadu

Údaje získané prostredníctvom vstupného, priebežného a výstupného hodnotenia, dotazníkov, individuálnych plánov alebo ďalších nástrojov na meranie výsledkov budú uchovávané počas obdobia potrebného na vyhodnotenie pilotne testovaného modelu a splnenie monitorovacích a hodnotiacich povinností projektu.

Ak už na ďalšie hodnotenie nebude potrebná identifikácia konkrétneho účastníka, prevádzkovateľ uprednostní anonymizáciu údajov.

Anonymizované štatistické a analytické údaje, z ktorých nie je možné identifikovať konkrétnu fyzickú osobu, sa nepovažujú za osobné údaje podľa GDPR.

6.3 Údaje spracúvané na základe súhlasu

Ak sú osobné údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby, budú spracúvané počas obdobia uvedeného v príslušnom súhlase alebo do jeho odvolania, podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr, pokiaľ neexistuje iný právny dôvod na ich ďalšie uchovávanie.

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním.

6.4 Fotografie, videozáznamy a materiály určené na publicitu

Fotografie, videozáznamy, rozhovory, osobné príbehy alebo ďalšie materiály umožňujúce identifikáciu konkrétnej osoby budú uchovávané a používané v rozsahu a počas obdobia zodpovedajúceho právnemu základu, na ktorom sú spracúvané.

Ak je ich spracúvanie založené na súhlase, podmienky ich použitia a doba spracúvania budú uvedené v príslušnom súhlase.

6.5 Údaje členov projektového tímu a spolupracujúcich osôb

Osobné údaje členov projektového tímu, odborníkov, mentorov, lektorov a ďalších spolupracujúcich osôb budú uchovávané počas trvania príslušného pracovnoprávneho, zmluvného alebo iného vzťahu a následne počas lehôt vyplývajúcich z príslušných právnych predpisov a pravidiel archivácie projektovej dokumentácie.

6.6 Projektová dokumentácia

Dokumentácia obsahujúca osobné údaje bude uchovávaná počas obdobia stanoveného:

• príslušnými právnymi predpismi,

• zmluvou o poskytnutí nenávratného finančného príspevku,

• podmienkami poskytovateľa,

• pravidlami Programu Slovensko 2021 – 2027,

• prípadnými metodickými a archivačnými pokynmi vzťahujúcimi sa na projekt.

Konkrétne archivačné lehoty budú po ich záväznom určení premietnuté do internej dokumentácie prevádzkovateľa.

6.7 Bezpečné ukončenie spracúvania

Po zániku účelu spracúvania a uplynutí príslušných lehôt prevádzkovateľ zabezpečí bezpečné:

• vymazanie elektronických osobných údajov,

• skartovanie listinnej dokumentácie obsahujúcej osobné údaje,

• alebo anonymizáciu údajov, ak majú byť naďalej využívané na štatistické, analytické alebo hodnotiace účely.

Prevádzkovateľ pravidelne posudzuje, či je ďalšie uchovávanie osobných údajov potrebné a primerané účelu ich spracúvania.

7. Práva dotknutých osôb

Dotknutá osoba má v súvislosti so spracúvaním svojich osobných údajov práva vyplývajúce z Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR).

Rozsah uplatnenia jednotlivých práv závisí od konkrétneho účelu a právneho základu spracúvania osobných údajov.

7.1 Právo na informácie a prístup k osobným údajom

Dotknutá osoba má právo získať potvrdenie o tom, či PRO ART Agency, o. z., spracúva jej osobné údaje.

Ak sa jej osobné údaje spracúvajú, má právo na prístup k týmto údajom a k informáciám najmä o:

• účeloch spracúvania,

• kategóriách spracúvaných osobných údajov,

• príjemcoch alebo kategóriách príjemcov,

• predpokladanej dobe uchovávania údajov alebo kritériách na jej určenie,

• svojich právach podľa GDPR,

• zdroji osobných údajov, ak neboli získané priamo od dotknutej osoby,

• existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania, ak sa vykonáva.

Za podmienok stanovených GDPR má dotknutá osoba právo získať kópiu osobných údajov, ktoré sa o nej spracúvajú.

7.2 Právo na opravu

Dotknutá osoba má právo požiadať o opravu nesprávnych alebo neaktuálnych osobných údajov a o doplnenie neúplných osobných údajov.

Ak sa počas realizácie projektu zmenia napríklad kontaktné alebo iné relevantné údaje účastníka, odporúča sa oznámiť túto zmenu prevádzkovateľovi.

7.3 Právo na vymazanie

Dotknutá osoba môže za podmienok stanovených GDPR požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, najmä ak:

• osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli získané,

• odvolala súhlas a neexistuje iný právny základ na ich ďalšie spracúvanie,

• osobné údaje boli spracúvané nezákonne,

• osobné údaje musia byť vymazané na splnenie právnej povinnosti.

Právo na vymazanie nie je absolútne.

Osobné údaje nemusia byť vymazané napríklad vtedy, ak je ich ďalšie spracúvanie potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, plnenie povinností vyplývajúcich z realizácie a financovania projektu, archiváciu projektovej dokumentácie alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

7.4 Právo na obmedzenie spracúvania

Dotknutá osoba má za podmienok stanovených GDPR právo požadovať obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov, napríklad ak:

• namieta správnosť osobných údajov,

• spracúvanie je nezákonné a namiesto vymazania požaduje obmedzenie ich použitia,

• prevádzkovateľ už osobné údaje nepotrebuje, ale dotknutá osoba ich potrebuje na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov,

• dotknutá osoba namietala spracúvanie založené na oprávnenom záujme a prebieha posúdenie tejto námietky.

7.5 Právo na prenosnosť údajov

Ak sú splnené podmienky podľa článku 20 GDPR, dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi.

Toto právo sa uplatňuje najmä v prípadoch, keď je spracúvanie založené na súhlase alebo zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami.

7.6 Právo namietať

Ak sú osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, dotknutá osoba má právo z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie namietať proti takémuto spracúvaniu.

Prevádzkovateľ následne posúdi, či existujú závažné oprávnené dôvody na pokračovanie v spracúvaní.

7.7 Právo odvolať súhlas

Ak je spracúvanie osobných údajov založené na súhlase dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať.

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania uskutočneného na základe súhlasu pred jeho odvolaním.

Ak bol súhlas udelený napríklad na zverejňovanie fotografií, videozáznamov alebo osobného príbehu účastníka, jeho odvolanie nemá samo osebe vplyv na možnosť účastníka pokračovať v projektových aktivitách.

7.8 Automatizované individuálne rozhodovanie a profilovanie

Dotknutá osoba má za podmienok podľa článku 22 GDPR právo nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracúvaní vrátane profilovania, ktoré má právne účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju podobne významne ovplyvňujú.

Ak budú v projekte využívané digitálne alebo AI nástroje na podporu diagnostiky, kariérneho plánovania alebo rozvoja účastníkov, ich použitie samo osebe nebude znamenať, že o účastníkovi bude prijímané výlučne automatizované rozhodnutie s právnymi alebo obdobne významnými účinkami.

7.9 Právo podať návrh na začatie konania

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že pri spracúvaní jej osobných údajov došlo k porušeniu jej práv, má právo obrátiť sa na:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Tým nie je dotknuté právo dotknutej osoby využiť ďalšie prostriedky právnej ochrany podľa platných právnych predpisov.

7.10 Uplatnenie práv voči prevádzkovateľovi

Dotknutá osoba môže svoje práva uplatniť kontaktovaním prevádzkovateľa:

PRO ART Agency, o. z.

J. Mazúra 30/106

036 01 Martin

E-mail: paa2005@gmail.com

Telefón: 0905 313 278

Pri vybavovaní žiadosti môže prevádzkovateľ v prípade odôvodnených pochybností o totožnosti žiadateľa požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na potvrdenie jeho totožnosti.

Prevádzkovateľ vybaví žiadosť dotknutej osoby v lehotách a spôsobom stanoveným GDPR.

8. Bezpečnosť a ochrana osobných údajov

PRO ART Agency, o. z., prijíma primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť úroveň ochrany osobných údajov zodpovedajúcu rizikám spojeným s ich spracúvaním.

Pri určovaní primeranej úrovne zabezpečenia prevádzkovateľ prihliada najmä na rozsah a povahu spracúvaných osobných údajov, účel ich spracúvania, počet dotknutých osôb a možné riziká pre ich práva a slobody.

8.1 Prístup k osobným údajom

Prístup k osobným údajom majú iba osoby, ktoré ho potrebujú na plnenie konkrétnych úloh súvisiacich s realizáciou projektu.

Prevádzkovateľ zabezpečuje najmä:

• prideľovanie prístupových oprávnení podľa pracovných úloh a zodpovedností,

• ochranu používateľských účtov a prihlasovacích údajov,

• obmedzenie prístupu k údajom len na nevyhnutný rozsah,

• poučenie oprávnených osôb o ochrane osobných údajov a povinnosti zachovávať dôvernosť,

• pravidelné posudzovanie potreby jednotlivých prístupových oprávnení.

8.2 Elektronická dokumentácia

Elektronické dokumenty obsahujúce osobné údaje budú uchovávané v primerane zabezpečených informačných systémoch a úložiskách.

Prevádzkovateľ prijme primerané opatrenia najmä na ochranu pred:

• neoprávneným prístupom,

• stratou údajov,

• náhodným alebo neoprávneným vymazaním,

• neoprávnenou zmenou alebo zverejnením údajov,

• škodlivým softvérom a ďalšími bezpečnostnými hrozbami.

Ak sa osobné údaje prenášajú elektronickou formou, prevádzkovateľ zvolí spôsob primeraný citlivosti a rozsahu prenášaných údajov.

8.3 Listinná dokumentácia

Dokumentácia v listinnej podobe obsahujúca osobné údaje bude uložená tak, aby k nej nemali prístup neoprávnené osoby.

Po uplynutí príslušnej doby uchovávania bude listinná dokumentácia bezpečne zlikvidovaná spôsobom, ktorý zabráni obnoveniu alebo neoprávnenému získaniu osobných údajov.

8.4 Minimalizácia prístupu v rámci projektu

Členovia projektového tímu, mentori, lektori, poradcovia a ďalšie zapojené osoby nebudú mať automaticky prístup ku kompletnej dokumentácii účastníka.

Rozsah prístupu bude určený podľa konkrétnej úlohy danej osoby.

Napríklad mentor môže mať prístup k informáciám potrebným na individuálnu podporu účastníka, pričom nemusí mať prístup k údajom potrebným výlučne na administratívne alebo finančné vykazovanie projektu.

8.5 Ochrana údajov získaných pri individuálnej práci s účastníkom

Osobitná pozornosť bude venovaná údajom získaným počas:

• vstupného posúdenia potrieb,

• individuálnych konzultácií,

• kariérneho poradenstva,

• mentoringu,

• hodnotenia životných a pracovných kompetencií,

• individuálneho plánovania a sledovania pokroku.

Takéto údaje budú spracúvané iba v rozsahu potrebnom na konkrétny účel a prístup k nim bude primerane obmedzený.

8.6 Pseudonymizácia a anonymizácia

Ak nie je na účely analýzy, hodnotenia alebo prezentovania výsledkov projektu potrebná identifikácia konkrétneho účastníka, prevádzkovateľ bude podľa možností využívať pseudonymizované alebo anonymizované údaje.

Pri tvorbe štatistík, analytických výstupov, hodnotení účinnosti pilotného modelu a pri tvorbe overenej metodiky bude uprednostnené používanie údajov, z ktorých nie je možné priamo identifikovať konkrétneho účastníka.

8.7 Ochrana pri spolupráci s externými subjektmi

Ak budú mať k osobným údajom prístup externí poskytovatelia služieb alebo iné oprávnené subjekty, prevádzkovateľ zabezpečí, aby boli ich povinnosti týkajúce sa ochrany osobných údajov primerane upravené.

Ak externý subjekt vystupuje ako sprostredkovateľ, spracúvanie osobných údajov bude upravené zmluvou v súlade s článkom 28 GDPR.

8.8 Porušenie ochrany osobných údajov

Prevádzkovateľ má zavedený postup na riešenie prípadov porušenia ochrany osobných údajov.

V prípade straty, neoprávneného prístupu, zverejnenia, zmeny, zničenia alebo iného bezpečnostného incidentu prevádzkovateľ:

• bezodkladne posúdi povahu a rozsah incidentu,

• prijme opatrenia na obmedzenie jeho následkov,

• zdokumentuje okolnosti a prijaté opatrenia,

• posúdi riziko pre práva a slobody dotknutých osôb,

• splní prípadnú oznamovaciu povinnosť voči Úradu na ochranu osobných údajov SR a dotknutým osobám v prípadoch a lehotách stanovených GDPR.

8.9 Priebežné zabezpečenie ochrany údajov

Prevádzkovateľ bude primeranosť prijatých technických a organizačných opatrení priebežne posudzovať a podľa potreby ich aktualizovať s prihliadnutím na charakter projektu, používané technológie, rozsah spracúvania a identifikované riziká.

9. Prenos osobných údajov do tretích krajín a používanie externých online služieb

PRO ART Agency, o. z., pri spracúvaní osobných údajov uprednostňuje také technické a organizačné riešenia, ktoré zabezpečujú primeranú úroveň ochrany osobných údajov v súlade s GDPR.

9.1 Používanie externých online a cloudových služieb

Pri realizácii projektu môžu byť využívané externé informačné, komunikačné alebo cloudové služby, napríklad na:

• elektronickú komunikáciu,

• organizáciu online stretnutí,

• zdieľanie a bezpečné uchovávanie dokumentácie,

• online vzdelávanie,

• registráciu účastníkov,

• realizáciu dotazníkov a hodnotení,

• tímovú spoluprácu,

• analytické a administratívne činnosti,

• prípadné využívanie digitálnych alebo AI nástrojov.

Pred použitím služby, prostredníctvom ktorej sa majú spracúvať osobné údaje účastníkov alebo iných dotknutých osôb, prevádzkovateľ primerane posúdi podmienky spracúvania a ochrany osobných údajov.

9.2 Prenos osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru

Ak by pri využívaní externého poskytovateľa služby dochádzalo k prenosu osobných údajov do krajiny mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru, takýto prenos sa uskutoční iba pri splnení podmienok stanovených v kapitole V GDPR.

Prenos môže byť uskutočnený najmä:

• na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti,

• pri použití štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou,

• na základe iného vhodného mechanizmu podľa GDPR.

Prevádzkovateľ podľa potreby posúdi aj riziká súvisiace s konkrétnym prenosom a prijme doplňujúce opatrenia na ochranu osobných údajov.

9.3 Minimalizácia údajov pri používaní online nástrojov

Do externých online, cloudových alebo digitálnych služieb budú vkladané iba osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie konkrétneho účelu.

Ak na splnenie účelu nie je potrebné uvádzať identitu účastníka, prevádzkovateľ uprednostní anonymizované alebo pseudonymizované údaje.

9.4 Používanie nástrojov umelej inteligencie

Ak budú pri realizácii projektu používané nástroje umelej inteligencie, prevádzkovateľ zabezpečí, aby ich používanie rešpektovalo zásady ochrany osobných údajov.

Do verejne dostupných alebo iných externých nástrojov umelej inteligencie sa nebudú bez primeraného právneho, organizačného a technického zabezpečenia vkladať osobné údaje účastníkov, osobitné kategórie osobných údajov ani dôverné informácie získané počas individuálneho poradenstva alebo mentoringu.

Ak bude možné konkrétnu úlohu vykonať pomocou anonymizovaných údajov, bude uprednostnený takýto postup.

9.5 Posúdenie používaných služieb

Pred zavedením informačného systému, online platformy alebo iného externého nástroja, prostredníctvom ktorého sa majú vo významnejšom rozsahu spracúvať osobné údaje, prevádzkovateľ primerane posúdi najmä:

• účel a rozsah spracúvania,

• postavenie poskytovateľa služby podľa GDPR,

• miesto spracúvania a uchovávania údajov,

• prípadný prenos údajov do tretích krajín,

• dobu uchovávania údajov,

• bezpečnostné opatrenia,

• možnosti vymazania a exportu údajov,

• podmienky ukončenia používania služby.

Ak poskytovateľ služby vystupuje ako sprostredkovateľ, vzťah s prevádzkovateľom bude upravený v súlade s článkom 28 GDPR.

10. Fotografie, videozáznamy, príbehy účastníkov a publicita projektu

V súvislosti s realizáciou projektu môžu byť vyhotovované fotografie, videozáznamy, zvukové záznamy alebo ďalšie materiály dokumentujúce priebeh a výsledky projektových aktivít.

PRO ART AGENCY, o. z., pri ich vyhotovovaní, používaní a zverejňovaní rešpektuje právo účastníkov na ochranu súkromia a osobných údajov.

10.1 Dokumentovanie projektových aktivít

Fotografie alebo audiovizuálne záznamy môžu byť vyhotovované na účely dokumentovania:

• vzdelávacích a rozvojových aktivít,

• workshopov a seminárov,

• mentoringových a komunitných aktivít,

• verejných podujatí,

• prezentácií výsledkov projektu,

• ďalších aktivít realizovaných v rámci projektu.

Samotná potreba dokumentovať realizáciu projektu neznamená automaticky oprávnenie verejne zverejniť identifikovateľnú podobizeň konkrétneho účastníka.

10.2 Povinná publicita projektu

Prevádzkovateľ bude zabezpečovať informačné a komunikačné povinnosti vyplývajúce z podmienok financovania projektu.

Plnenie povinnej publicity projektu bude podľa možností realizované spôsobom, ktorý nevyžaduje zverejnenie osobných údajov konkrétnych účastníkov, ak ich zverejnenie nie je na daný účel nevyhnutné.

10.3 Zverejňovanie fotografií a videozáznamov účastníkov

Ak má byť fotografia alebo videozáznam umožňujúci identifikáciu konkrétneho účastníka použitý na propagačné alebo prezentačné účely, prevádzkovateľ zabezpečí pre takéto spracúvanie príslušný právny základ.

Ak je právnym základom súhlas dotknutej osoby, súhlas bude:

• dobrovoľný,

• konkrétny,

• informovaný,

• jednoznačný,

• preukázateľný,

• oddelený od povinných podmienok účasti na projekte.

Účastník nebude povinný súhlasiť so zverejnením svojej fotografie alebo videozáznamu ako podmienkou účasti na projektových aktivitách, ak takéto zverejnenie nie je nevyhnutné na iný zákonný účel.

10.4 Rozsah použitia fotografií a videozáznamov

Ak je spracúvanie založené na súhlase, účastník bude pred jeho udelením informovaný o plánovanom rozsahu použitia záznamov.

Môže ísť najmä o zverejnenie:

• na webovom sídle prevádzkovateľa alebo projektu,

• na sociálnych sieťach,

• v informačných a prezentačných materiáloch,

• vo výročných, monitorovacích alebo prezentačných materiáloch,

• v tlačových a elektronických médiách,

• na konferenciách, seminároch a ďalších podujatiach prezentujúcich projekt a jeho výsledky.

10.5 Osobné príbehy a skúsenosti účastníkov

V rámci prezentácie výsledkov projektu môžu byť spracované aj príbehy, skúsenosti, rozhovory, citácie alebo príklady dobrej praxe jednotlivých účastníkov.

Ak takýto materiál umožňuje identifikovať konkrétnu osobu, jeho verejné použitie bude založené na príslušnom právnom základe.

Pri práci s osobnými príbehmi sociálne znevýhodnených účastníkov bude prevádzkovateľ venovať zvýšenú pozornosť ochrane ich súkromia, dôstojnosti a osobných údajov.

Informácie o citlivých životných situáciách účastníkov nebudú zverejňované iba preto, že boli prevádzkovateľovi oznámené počas mentoringu, poradenstva, diagnostiky alebo inej projektovej aktivity.

10.6 Anonymné príbehy a príklady dobrej praxe

Ak na prezentovanie výsledku projektu nie je potrebné uvádzať totožnosť účastníka, prevádzkovateľ uprednostní anonymizované spracovanie.

Pri anonymizovanom príbehu budú odstránené alebo upravené informácie, podľa ktorých by bolo možné konkrétneho účastníka priamo alebo nepriamo identifikovať.

10.7 Odvolanie súhlasu

Ak je spracúvanie fotografie, videozáznamu, rozhovoru alebo osobného príbehu založené na súhlase, dotknutá osoba môže svoj súhlas kedykoľvek odvolať.

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.

Prevádzkovateľ po odvolaní súhlasu zastaví ďalšie spracúvanie založené na tomto súhlase a vykoná primerané kroky vo vzťahu k materiálom, ktoré má pod svojou kontrolou, pokiaľ neexistuje iný právny základ na ich ďalšie spracúvanie.

10.8 Ochrana účastníkov pri fotografovaní a natáčaní

Prevádzkovateľ bude pri organizovaní aktivít primerane informovať účastníkov o plánovanom fotografovaní alebo vyhotovovaní audiovizuálnych záznamov.

Osobám, ktoré si neželajú byť zachytené na materiáloch určených na zverejnenie, bude podľa charakteru podujatia vytvorená primeraná možnosť nezúčastniť sa fotografovania alebo byť umiestnené mimo záberov určených na propagačné použitie.

10.9 Zákaz neprimeraného zverejňovania

Bez príslušného právneho základu nebudú v súvislosti s fotografiou, videozáznamom alebo osobným príbehom verejne zverejňované údaje o:

• sociálnej alebo finančnej situácii účastníka,

• zdravotnom stave alebo zdravotnom znevýhodnení,

• rodinných problémoch,

• dlhoch alebo exekúciách,

• využívaní sociálnych služieb alebo sociálnej pomoci,

• ďalších citlivých okolnostiach jeho osobného života.

Pri prezentovaní výsledkov projektu bude prevádzkovateľ vždy prihliadať na ochranu súkromia, dôstojnosti a práv účastníkov.

11. Spracúvanie osobných údajov pri vstupnom posúdení, individuálnom plánovaní, mentoringu a meraní dopadu

V rámci projektu môže byť vytvorený a pilotne overovaný model podpory účastníkov zameraný na zvýšenie ich pripravenosti na samostatný život, rozvoj kompetencií a zlepšenie ich uplatnenia na trhu práce a v spoločnosti.

Súčasťou modelu môže byť najmä vstupné posúdenie potrieb účastníka, individuálne plánovanie, vzdelávacie a rozvojové aktivity, kariérne poradenstvo, mentoring, priebežné hodnotenie a záverečné vyhodnotenie dosiahnutého pokroku.

11.1 Vstupné posúdenie potrieb účastníka

Na začiatku účasti v projekte môže byť vykonané vstupné posúdenie potrieb, kompetencií a východiskovej situácie účastníka.

Posúdenie môže byť zamerané najmä na oblasti:

• vzdelania a pracovných skúseností,

• pracovných a kariérnych kompetencií,

• schopnosti orientovať sa na trhu práce,

• digitálnych zručností,

• finančnej gramotnosti,

• komunikačných a sociálnych zručností,

• praktických zručností potrebných pre samostatný život,

• osobných cieľov a oblastí ďalšieho rozvoja.

Rozsah zisťovaných údajov bude primeraný účelu vstupného posúdenia.

Účastník nebude povinný poskytovať podrobné informácie zo svojho súkromného života, ktoré nie sú potrebné na realizáciu projektovej aktivity alebo preukázanie oprávnenosti jeho účasti v projekte.

11.2 Individuálny plán účastníka

Na základe vstupného posúdenia môže byť pre účastníka vytvorený individuálny rozvojový, kariérny alebo obdobný plán.

Individuálny plán môže obsahovať najmä:

• východiskovú situáciu účastníka v oblastiach relevantných pre projekt,

• identifikované potreby rozvoja,

• osobné a profesijné ciele,

• odporúčané projektové aktivity,

• plánované kroky,

• priebežné hodnotenie plnenia stanovených cieľov,

• výsledky dosiahnuté počas účasti v projekte.

Do individuálneho plánu sa nebudú zaznamenávať informácie, ktoré nie sú potrebné na poskytovanie podpory alebo vyhodnotenie projektu.

11.3 Mentoring a individuálne poradenstvo

V rámci projektu môže byť účastníkovi poskytovaná individuálna podpora prostredníctvom mentora, kariérneho poradcu alebo iného odborného pracovníka.

O priebehu mentoringu alebo poradenstva môžu byť vedené primerané záznamy potrebné najmä na:

• evidenciu uskutočnených stretnutí,

• sledovanie dohodnutých cieľov a úloh,

• plánovanie ďalšej podpory,

• sledovanie pokroku účastníka,

• vyhodnotenie účinnosti poskytovanej podpory.

Záznamy z mentoringu nebudú slúžiť ako podrobný záznam súkromných rozhovorov.

Mentori a ďalší odborní pracovníci budú vedení k tomu, aby zaznamenávali iba informácie potrebné na plnenie účelu projektu a neuvádzali nepodstatné podrobnosti o osobnom, rodinnom, zdravotnom alebo finančnom živote účastníka.

11.4 Citlivé informácie oznámené počas mentoringu alebo poradenstva

Ak účastník počas individuálneho rozhovoru dobrovoľne oznámi informácie citlivej povahy, táto skutočnosť sama osebe neznamená, že je potrebné tieto informácie zaznamenať do projektovej dokumentácie.

Osobitné kategórie osobných údajov alebo iné citlivé informácie budú evidované iba vtedy, ak je ich spracúvanie nevyhnutné na konkrétny legitímny účel a existuje naň príslušný právny základ.

11.5 Hodnotenie pokroku účastníka

V priebehu projektu môže byť hodnotený posun účastníka v oblastiach zodpovedajúcich cieľom pilotného modelu.

Na tento účel môžu byť využívané napríklad:

• vstupné a výstupné dotazníky,

• sebahodnotenie,

• praktické úlohy,

• hodnotenie vybraných kompetencií,

• rozhovory,

• spätná väzba,

• ďalšie nástroje stanovené metodikou projektu.

Ak bude vytvorený vlastný nástroj alebo index pripravenosti na samostatný život, účastník bude primerane informovaný o jeho účele, spôsobe použitia a spracúvaní údajov.

Výsledok takéhoto hodnotenia nebude bez ďalšieho používaný na stigmatizujúce označovanie alebo neprimerané kategorizovanie účastníkov.

11.6 Meranie výsledkov a dopadu projektu

Údaje získané počas realizácie projektu môžu byť použité na vyhodnotenie účinnosti pilotne testovaného modelu a na tvorbu a overovanie metodiky projektu.

Hodnotené môžu byť najmä zmeny v oblastiach, na ktoré je projekt zameraný, napríklad:

• pripravenosť na vstup alebo návrat na trh práce,

• schopnosť vytvoriť životopis a pripraviť sa na pracovný pohovor,

• kariérne plánovanie,

• finančná gramotnosť,

• digitálne kompetencie,

• praktické životné zručnosti,

• schopnosť orientovať sa v relevantných inštitúciách a službách,

• ďalšie kompetencie stanovené schválenou metodikou projektu.

Konkrétne ukazovatele a metódy hodnotenia budú určené podľa finálnej podoby projektu a záväzných podmienok jeho realizácie.

11.7 Následné hodnotenie účastníkov

Ak bude súčasťou metodiky následné hodnotenie po ukončení programu, účastníci budú vopred informovaní o jeho účele, rozsahu, spôsobe kontaktovania a príslušnom právnom základe spracúvania osobných údajov.

Následné hodnotenie môže sledovať najmä udržateľnosť dosiahnutých výsledkov a praktické využívanie získaných kompetencií.

11.8 Anonymizácia výsledkov

Pri tvorbe:

• štatistických výstupov,

• analytických správ,

• hodnotenia dopadu,

• prezentácie výsledkov pilotného overovania,

• overenej metodiky,

• odborných a prezentačných materiálov

budú podľa možností používané anonymizované alebo agregované údaje.

Identita konkrétneho účastníka nebude zverejnená, ak na jej zverejnenie neexistuje osobitný právny základ.

11.9 Ľudský dohľad nad hodnotením

Výsledky dotazníkov, diagnostických nástrojov, digitálnych nástrojov alebo prípadných nástrojov umelej inteligencie budú slúžiť predovšetkým ako podpora pri práci s účastníkom.

Významné rozhodnutia týkajúce sa účasti alebo ďalšieho smerovania účastníka nebudú založené výlučne na automatizovanom vyhodnotení, pokiaľ na takýto postup nebudú splnené podmienky podľa GDPR.

12. Ochrana zraniteľných osôb a osobitných kategórií osobných údajov

Vzhľadom na charakter projektu môžu byť medzi jeho účastníkmi osoby nachádzajúce sa v znevýhodnenej alebo zraniteľnej životnej situácii.

PRO ART Agency, o. z., bude pri spracúvaní osobných údajov týchto osôb venovať zvýšenú pozornosť ochrane ich súkromia, dôstojnosti, práv a slobôd.

12.1 Zvýšená ochrana zraniteľných osôb

Za osoby vyžadujúce zvýšenú pozornosť z hľadiska ochrany osobných údajov môžu byť v závislosti od konečnej cieľovej skupiny projektu považované najmä:

• osoby ohrozené chudobou alebo sociálnym vylúčením,

• nezamestnané alebo neaktívne osoby,

• mladí ľudia v znevýhodnenej situácii,

• osoby so zdravotným postihnutím alebo zdravotným znevýhodnením,

• osoby nachádzajúce sa v inej nepriaznivej sociálnej alebo životnej situácii.

Pri práci s týmito osobami bude prevádzkovateľ dbať najmä na to, aby rozsah získavaných údajov neprekračoval mieru potrebnú na realizáciu konkrétnej aktivity projektu.

12.2 Osobitné kategórie osobných údajov

V rámci projektu môže v odôvodnených prípadoch vzniknúť potreba spracúvať osobitné kategórie osobných údajov podľa článku 9 GDPR.

Môže ísť najmä o údaje týkajúce sa zdravia alebo zdravotného postihnutia, ak sú potrebné napríklad na:

• preukázanie príslušnosti osoby k oprávnenej cieľovej skupine,

• zabezpečenie primeraného prispôsobenia projektovej aktivity,

• zabezpečenie dostupnosti a inkluzívnosti poskytovanej podpory,

• splnenie konkrétnej povinnosti vyplývajúcej z podmienok projektu.

Takéto údaje budú spracúvané iba v nevyhnutnom rozsahu a za predpokladu existencie príslušného právneho základu podľa článku 6 GDPR a príslušnej podmienky podľa článku 9 ods. 2 GDPR.

12.3 Údaje o sociálnej a životnej situácii

Informácie o sociálnej, rodinnej, pracovnej alebo finančnej situácii účastníka nemusia vždy predstavovať osobitnú kategóriu osobných údajov podľa článku 9 GDPR, napriek tomu však môžu byť pre účastníka veľmi citlivé.

Prevádzkovateľ preto bude aj pri týchto údajoch uplatňovať zvýšenú mieru ochrany.

Bez nevyhnutného dôvodu sa nebudú zaznamenávať podrobnosti napríklad o:

• dlhoch a exekúciách,

• konkrétnej výške príjmov domácnosti,

• rodinných konfliktoch,

• osobných krízach,

• využívaní sociálnej pomoci,

• ďalších podrobnostiach zo súkromného života účastníka.

Ak je určitý údaj potrebný na preukázanie príslušnosti k cieľovej skupine alebo na splnenie záväznej podmienky projektu, bude spracúvaný iba v rozsahu potrebnom na tento účel.

12.4 Dobrovoľne oznámené citlivé informácie

9937Počas mentoringu, poradenstva alebo individuálnych rozhovorov môže účastník dobrovoľne oznámiť informácie, ktoré prevádzkovateľ na realizáciu projektu nepotrebuje.

Samotné oznámenie takejto informácie nie je dôvodom na jej zaznamenanie do projektovej dokumentácie.

Mentori, poradcovia a ďalší odborní pracovníci budú vedení k tomu, aby do záznamov uvádzali iba informácie relevantné pre účel poskytovanej podpory.

12.5 Oddelenie administratívnych a odborných údajov

Ak to bude z organizačného a technického hľadiska možné a primerané, údaje potrebné na administratívne vykazovanie projektu budú oddelené od podrobnejších pracovných záznamov používaných pri individuálnej podpore účastníka.

Členovia projektového tímu budú mať prístup iba k tej časti dokumentácie, ktorú potrebujú na výkon svojich úloh.

12.6 Zákaz stigmatizujúceho označovania

Údaje o znevýhodnení účastníka budú používané iba na legitímne účely súvisiace s realizáciou a vyhodnotením projektu.

Prevádzkovateľ nebude účastníkov bez primeraného dôvodu verejne označovať spôsobom, ktorý by mohol viesť k ich stigmatizácii, diskriminácii alebo neprimeranému odhaleniu ich sociálnej či životnej situácie.

Pri prezentovaní výsledkov projektu bude podľa možností používať anonymizované alebo agregované údaje.

12.7 Údaje o zdravotnom stave a primerané prispôsobenie

Ak účastník potrebuje z dôvodu zdravotného stavu alebo zdravotného postihnutia primerané prispôsobenie projektovej aktivity, prevádzkovateľ bude požadovať iba informácie potrebné na zabezpečenie takéhoto prispôsobenia.

Nebudú sa automaticky požadovať podrobné lekárske diagnózy alebo zdravotná dokumentácia, ak na zabezpečenie potrebnej podpory postačuje menej podrobná informácia.

Ak konkrétny doklad bude vyžadovaný záväznými podmienkami projektu, jeho spracúvanie bude nastavené podľa týchto podmienok a príslušných právnych predpisov.

12.8 Maloleté osoby

Ak by sa na základe konečného nastavenia cieľovej skupiny mohli do projektu zapojiť aj osoby mladšie ako 18 rokov, podmienky spracúvania ich osobných údajov budú pred začatím ich účasti posúdené osobitne.

Prevádzkovateľ zohľadní vek účastníka, charakter jednotlivých projektových aktivít, právny základ spracúvania a prípadnú potrebu zapojenia zákonného zástupcu.

Informácie určené maloletým osobám budú poskytované zrozumiteľným a veku primeraným spôsobom.

12.9 Mlčanlivosť a dôvernosť

Osoby, ktoré v rámci projektu prichádzajú do styku s citlivými informáciami o účastníkoch, budú poučené o povinnosti zachovávať dôvernosť a o pravidlách nakladania s osobnými údajmi.

Informácie získané počas individuálneho poradenstva alebo mentoringu nebudú poskytované ďalším členom projektového tímu iba zo zvedavosti alebo preto, že pracujú na rovnakom projekte.

Ich sprístupnenie musí byť odôvodnené konkrétnou pracovnou potrebou.

12.10 Posúdenie rizík a DPIA

Pred začatím spracúvania osobných údajov vo väčšom rozsahu prevádzkovateľ posúdi riziká plánovaných spracovateľských operácií pre práva a slobody dotknutých osôb.

Ak plánované spracúvanie bude pravdepodobne viesť k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, prevádzkovateľ vykoná posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov (DPIA) podľa článku 35 GDPR.

Potreba DPIA bude posúdená najmä s ohľadom na charakter cieľovej skupiny, rozsah spracúvaných údajov, prípadné spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov, používané hodnotiace alebo digitálne nástroje a spôsob systematického sledovania účastníkov.

13. Záverečné ustanovenia

PRO ART Agency, o. z., pristupuje k ochrane osobných údajov ako k neoddeliteľnej súčasti prípravy, realizácie, monitorovania a vyhodnocovania projektu.

Osobné údaje dotknutých osôb budú spracúvané zákonným, spravodlivým a transparentným spôsobom, iba na vopred určené účely a v rozsahu nevyhnutnom na ich dosiahnutie.

13.1 Aktuálnosť zásad ochrany osobných údajov

Tieto Zásady ochrany osobných údajov vychádzajú z predpokladaného spôsobu realizácie projektu a z podmienok známych v čase ich vypracovania.

Prevádzkovateľ je oprávnený a v prípade potreby povinný tieto zásady aktualizovať najmä v prípade:

• zmeny alebo spresnenia podmienok projektu,

• zmeny rozsahu alebo spôsobu spracúvania osobných údajov,

• zavedenia nových projektových aktivít,

• zmeny používaných informačných systémov alebo online nástrojov,

• zmeny postavenia alebo úloh členov konzorcia a ďalších zapojených subjektov,

• zmeny príslušných právnych predpisov,

• vydania nových záväzných metodických alebo kontrolných pravidiel,

• zmeny požiadaviek poskytovateľa finančného príspevku.

13.2 Informovanie dotknutých osôb o zmenách

Ak dôjde k podstatnej zmene spôsobu spracúvania osobných údajov, dotknuté osoby budú o tejto zmene primeraným spôsobom informované.

Aktuálna verzia Zásad ochrany osobných údajov bude dotknutým osobám dostupná spôsobom zodpovedajúcim forme realizácie projektu, napríklad na webovom sídle prevádzkovateľa alebo projektu, pri registrácii alebo na požiadanie.

13.3 Ochrana osobných údajov počas celého projektu

Zásady ochrany osobných údajov sa uplatňujú počas celého životného cyklu spracúvania osobných údajov – od ich získania, evidencie a používania cez poskytovanie oprávneným príjemcom až po ich archiváciu, anonymizáciu alebo bezpečné vymazanie.

Pri každej novej projektovej aktivite, ktorá zahŕňa spracúvanie osobných údajov, prevádzkovateľ posúdi najmä:

• aké osobné údaje sú skutočne potrebné,

• na aký účel sa budú používať,

• aký je právny základ ich spracúvania,

• kto k nim bude mať prístup,

• komu môžu byť poskytnuté,

• ako dlho budú uchovávané,

• akým spôsobom budú zabezpečené,

• či spracúvanie predstavuje zvýšené riziko pre práva a slobody dotknutých osôb.

13.4 Zodpovednosť osôb zapojených do projektu

Členovia projektového tímu, odborní pracovníci, mentori, lektori, poradcovia a ďalšie osoby, ktoré budú pri realizácii projektu pracovať s osobnými údajmi, sú povinní dodržiavať pravidlá ochrany osobných údajov a zachovávať dôvernosť informácií, ku ktorým získajú prístup.

Prevádzkovateľ zabezpečí primerané poučenie osôb pracujúcich s osobnými údajmi o ich povinnostiach a pravidlách bezpečného nakladania s údajmi.

13.5 Kontaktné údaje prevádzkovateľa

V prípade otázok týkajúcich sa spracúvania osobných údajov alebo uplatnenia práv podľa GDPR sa dotknutá osoba môže obrátiť na:

PRO ART Agency, o. z.

J. Mazúra 30/106

036 01 Martin

E-mail: paa2005@gmail.com

Telefón: 0905 313 278

13.6 Účinnosť

Tieto Zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť dňa 28.8.2026.

Verzia dokumentu: 1.0

Dátum poslednej aktualizácie: 28.8.2026